Política de tratamiento de datos personales

Holding Empresarial de Colombia S.A.S. en adelante la Empresa, en cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013 que regulan el tratamiento de datos personales en Colombia, adopta la siguiente política de tratamiento de datos personales que regula lo concerniente a la recolección de información particular, los derechos de sus titulares, los deberes de la empresa en relación con su conservación y manejo, el procedimiento para hacer efectivo los derechos, entre otros.

El objetivo primordial de este documento es permitir a los titulares de la información el ejercicio a su derecho de habeas data, estableciendo un procedimiento para que pueda conocer, actualizar y rectificar la información personal recogida por la Empresa y almacenada en sus bases de datos.

Esta política de tratamiento de datos hace parte integral de los términos y condiciones de uso del Sitio Web, en los cuales se hace referencia a ésta mediante nuestro Política de Tratamiento de Datos. Cuando usted como Usuario acepta los términos y condiciones de nuestro Sitio Web, acepta de forma voluntaria, informada e inequívoca la política de tratamiento de datos de nuestro Sitio Web, es por esto que le solicitamos leer de manera atenta las disposiciones aquí contenidas.

Esta política se regirá por los términos y condiciones que a continuación se establecen previos los siguientes:

CONSIDERANDOS

1. Que Holding Empresarial de Colombia S.A.S., es una empresa, dedicada a la prestación de servicios de asesorías de inversión y financieras en reestructuración de pasivos, entre otros servicios.
2. Que en desarrollo de su actividad empresarial, Holding Empresarial de Colombia S.A.S. mantiene relaciones de orden comercial, profesional, laboral, y corporativa con personas de quienes recopila información personal almacenándola en sus bases de datos bajo un estricto trato confidencial y con un uso restringido al cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales asumidas en cada una de estas relaciones. Teniendo en cuenta la naturaleza de los servicios que brinda la empresa, resulta indispensable para ésta recolectar, almacenar y compartir información sobre los Usuarios de este Sitio web.
3. Que la ley 1581 de 2012 consagró un nuevo régimen de protección de datos personales en Colombia, y con el fin de normalizar el tratamiento de la información personal que se venía realizando y ajustarse a lo preceptuado en la nueva normativa, estableció la obligación de expedir un documento contentivo de la política de tratamientos de la información que le permita a su titular conocer de manera clara y anticipada el uso que tendrían sus datos y los derechos que ostenta frente a estos.
4. Que teniendo en cuenta los derechos y deberes asumidos por la Empresa frente al derecho de habeas data de aquellas personas de quienes se recolectó información, todas las personas vinculadas a Holding Empresarial de Colombia S.A.S. encargadas del tratamiento de datos, como son las directivas, empleados, asesores, y demás, deberán dar cumplimiento a las disposiciones establecidos en este documento.
5. Que los encargados del tratamiento de la información de la Empresa, actuarán con estricto apego a estas normas de forma que se garantice y respete en todo momento el derecho de habeas data, evitando así sanciones administrativas, penales o civiles a la Empresa. En ese orden de ideas, los encargados de la información se comprometen a estudiar y mantenerse actualizados en la regulación que se expida sobre datos personales.

En atención a lo anterior, se establece la política de tratamientos de la información de Holding Empresarial de Colombia S.A.S., que se regirá por las normas que a continuación se señalan:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Cookie: significa el pequeño archivo generado por nuestro servidor que es almacenado en su computadora cuando usted visita nuestro “Sitio Web”. Este archivo sirve para generar información estadística sobre sus visitas a nuestra “página electrónica”, y no contiene “Información Personal” que pueda identificarlo como individuo.
• Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
• Empresa: Holding Empresarial de Colombia S.A.S., domiciliada en Bogotá (Colombia), www.tuhipotek.com responsable del tratamiento de los datos personales
• Habeas data: Derecho constitucional que le asiste a las personas para conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
• Información Sensible: significa la información que en razón de la naturaleza de los servicios que presta este Sitio Web, Holding Empresarial de Colombia S.A.S. debe recolectar de sus usuarios para cumplir con los fines propuestos.
• Información Personal (IPI): significa Información Personal de Identificación y contacto de una persona, tales como nombre completo, tipo y número de identificación, fecha de nacimiento, teléfono y correo electrónico.
• Información Estadística: significa la información que Holding Empresarial de Colombia S.A.S., podrá recopilar automáticamente mientras usted navega por su Sitio Web. Dicha información no es de carácter personal, ni puede identificarlo como individuo, sino que corresponde a datos genéricos informáticos, tales como: el programa (navegador) que usa para entrar a sitios de Internet, el tipo de sistema operativo que tiene su computadora y el nombre del dominio de la página web desde donde se conectó a nuestro Sitio Web.
• Niños o Menores de edad: significa cualquier individuo menor a 18 años, o cualquier otro límite establecido por las leyes de cada país.
• Operador de la página web: significa Holding Empresarial de Colombia S.A.S.
• Principios rectores: Son aquellos definidos en la ley 1581 de 2012 que rigen el tratamiento de los datos personales, y que corresponden al principio de legalidad, de finalidad, de libertad, de veracidad o calidad, de transparencia, de acceso y circulación restringida, de seguridad y confidencialidad.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular de la información: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Tratamiento de la información: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
• Usuario: significa la persona que accede y/o utiliza los servicios del Sitio Web, quien a través de la inscripción recibe una oferta de mejoramiento por parte de una entidad de crédito.
• Violación de datos personales: Conducta delictiva establecida en el artículo 269 literal f) del Código Penal Colombiano que determina: “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en base de datos, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes”.

2. PRINCIPIOS RECTORES QUE RIGEN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La Empresa y sus encargados realizarán el Tratamiento de datos personales con observación de los principios consagrados en las leyes y normas aplicables, y en especial los siguientes:

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la ley 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la reglamenten y desarrollen;

b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley;

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley;

g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

3. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de la información gozarán de los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el mismo, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley.

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

g) Los demás previstos en la ley o la Constitución.

El Titular de la información tendrá derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad aplicable en materia de Habeas Data. Para el efecto, deberá cumplir con el requisito de procedibilidad contemplado en el artículo 16 de la ley 1581 de 2012, consistente en haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Empresa.

4. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

La empresa como responsable del tratamiento de la información, de conformidad con el artículo 17 de la ley 1581 de 2012, tendrá a su cargo los siguientes deberes:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;

i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;

k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso aplicado a sus datos;

n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

p) Los demás previstos en la ley y la Constitución.

5. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley;

d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;

e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley;

f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;

g) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley;

h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;

i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;

j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;

k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;

l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.

6. INFORMACIÓN QUE RECOLECTAMOS.

Recolección datos de forma indirecta- Ésta hace referencia a la forma como la tecnología de nuestro Sitio Web nos permite recolectar y almacenar su información de navegación. De forma indirecta podemos recolectar entre otras su dirección IP, la cual queda almacenada automáticamente y se encuentra archivada en nuestros registros de acceso de Internet.

Recolección datos de forma directa-Se refiere a la información que de manera directa usted como Usuario nos entrega como condición indispensable para acceder a los servicios que ofrecemos.

Dependiendo del tipo de relación, la Empresa puede recolectar y usar información de terceros, que incluye, de manera enunciativa pero no taxativa, información de los siguientes tipos:

(a) Información identificativa (por ejemplo, nombre, domicilio, código postal, número de teléfono, número de teléfono móvil, dirección de correo electrónico, documento de identificación, organización en la que trabaja y cargo en la misma, etc.).

(b) Información familiar, estado civil, hijos, personas a cargo, etc.

(c) Datos socioeconómicos.

(c) Información laboral.

(d) Información bancaria y financiera.

(e) Datos sobre gustos, preferencias tecnológicas, entre otros.

(f) Datos biométricos.

(g) Datos sensibles.

7. QUÉ USO SE LE DA A LA INFORMACIÓN RECOLECTADA.

La información recolectada a través de este Sitio Web nos permite construir análisis de tipo financiero con el fin de ser comercializado con agentes financieros de entidades de crédito. La información recolectada nos permite prestarle nuestros servicios de manera adecuada y eficiente satisfaciendo sus necesidades. Adicionalmente nos permite mantenerlo informado de las distintas novedades, promociones y servicios que podamos ofrecer.

La Organización podrá divulgar sin autorización del titular, total o parcialmente la información personal recolectada para responder a exigencias judiciales o administrativas, para la protección de sus derechos legales o la defensa de sus intereses en todo tipo de litigios, la protección de sus intereses, o para proteger los derechos, la propiedad o la seguridad de cualquier persona.

La Organización podrá suministrar información personal a una autoridad gubernamental, judicial u organismo de seguridad que solicite dicha información conforme a la ley. La Organización proporcionará la colaboración e información razonables para responder a dicha solicitud.

8. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de la empresa, en calidad de responsable o encargado del mismo, se regirán por los siguientes parámetros:

8.1. Tratamiento de datos de participantes en procesos de selección

Los datos personales de las personas aspirantes a vincularse laboralmente en la empresa serán recolectados y almacenados en carpetas del área de recursos humanos, y serán usados exclusivamente en desarrollo del proceso de selección.

Todos los aspirantes laborales deberán conceder su autorización a la Empresa, quien les explicará el tratamiento que se dará a sus datos. Culminado el proceso, la empresa podrá optar por la destrucción de la información, o el almacenamiento de la misma en sus bases de datos para futuros procesos de selección por un término no superior a 1 año.

En caso de ser seleccionada la persona, su información será almacenada, con ella se abrirá su expediente, y se usará para fines exclusivos de la relación laboral.

8.2. Tratamiento de datos de empleados

Cada empleado tendrá una carpeta virtual o física que contenga toda la información requerida para el desarrollo de la relación laboral y el cumplimiento de las demás obligaciones legales. Podrán tener acceso a esta, el personal de recursos humanos y directivos de la empresa. La empresa tomará todas las medidas de seguridad necesarias para proteger la confidencialidad y en especial datos sensibles.

La Empresa suministrará los datos del trabajador exclusivamente a las empresas de seguridad social escogidas por el empleado o a la caja de compensación a la que ha sido afiliado el empleador, con el fin de dar cumplimiento a sus obligaciones patronales.

La Empresa no venderá, alquilará, comercializará ni transferirá ningún tipo de información personal sin el consentimiento previo, escrito y explícito de los empleados, a menos que tenga la obligación de hacerlo conforme a las leyes vigentes o a lo establecido por las autoridades competentes.

La Empresa conservará los datos personales del empleado durante el término de duración de la relación laboral, más todo el término que por mandato legal sea requerido, vencido este se eliminará la información.

8.3. Tratamiento de datos personales de contratistas, proveedores y clientes

La Organización solicitará previa autorización a los contratistas, proveedores y clientes para el tratamiento de sus datos personales.

El tratamiento que se le da a la información consiste en el almacenamiento en nuestras bases de datos para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y legales que se derivan del tipo de contrato que se celebre. También, para remitir publicidad y ofertas de nuestros productos y servicios.

Mediante esta información, se mantendrá una comunicación fluida para garantizar una ejecución satisfactoria del contrato, y lograr celebrar las ventas con nuestros clientes.

La Organización podrá utilizar la información suministrada para entender las preferencias comerciales de los clientes, contratistas y socios comerciales y mejorar sus procesos de mercadeo y servicio. Igualmente, podrá utilizarla para realizar análisis e investigaciones de mercadeo.

La Organización no venderá, alquilará, comercializará ni transferirá ningún tipo de información personal sin el consentimiento previo, escrito y explícito de los proveedores, clientes y contratistas, a menos que tenga la obligación de hacerlo conforme a las leyes vigentes o a lo establecido por las autoridades competentes.

La información se mantendrá almacenada y usada durante el término de vigencia o duración del contrato celebrado, más todo el término que por mandato legal sea requerido, vencido este, se eliminará la información de las bases de datos.

8.4. Tratamiento de datos personales de accionistas

El tratamiento que se le da a la información consiste en el almacenamiento en las bases de datos para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y legales que se derivan del contrato de sociedad suscrito con el socio.

Mediante esta información se mantendrá una comunicación fluida para recibir y enviar informes generales y en especial sobre el manejo y administración de la sociedad, convocatorias y citaciones, para manejos contables, y en general para darle a conocer información relevante y necesaria sobre cualquier situación contable, financiera, jurídica, administrativa, contractual y en general toda la información que deben o puedan recibir los accionistas de LA EMPRESA. La información se mantendrá almacenada y usada durante el término en que el accionista ostente tal calidad, más todo el término que por mandato legal sea requerido.

Los datos e información personal de las personas que llegaren a tener la calidad de accionistas, se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal. En consecuencia, el acceso a tal información se realizará conforme a las normas del Código de Comercio que disciplinan la materia.

La Empresa no venderá, alquilará, comercializará ni transferirá ningún tipo de información personal sin el consentimiento previo, escrito y explícito de los accionistas, a menos que tenga la obligación de hacerlo conforme a las leyes vigentes o a lo establecido por las autoridades competentes.

8.5. Tratamiento de datos sensibles, niños, niñas y adolescentes

La Empresa dará tratamiento a los datos sensibles que recolecte, respetando los requisitos particulares establecidos en el decreto 1377 de 2013 y demás normas que lo adicionen, modifiquen o complementen.

En relación a los datos de los niños, niñas y adolescentes su tratamiento se efectuará siempre que: (i) Responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes; (ii) Se asegure el respeto de sus derechos fundamentales; (iii) se cuente con autorización de su tutor o representante legal; (iv) Se tendrá en cuenta su opinión sobre el particular.

La Empresa podrá recolectar datos sensibles en relación a las condiciones de salud de sus empleados, su afiliación a sindicatos, con el fin de cumplir las obligaciones legales que como empleador le corresponde. Así mismo, con fines organizacionales podrá solicitar información sobre el núcleo familiar del empleado, para saber cómo está conformado su hogar, con el fin de hacerlos participe de actividades culturales y recreo deportivas que organice la Compañía.

La Empresa conservará esta información durante el término de duración del contrato laboral. Vencido este, analizará si se encuentra obligado a su conservación por un término superior, de no ser así, procederá a su eliminación.

8.6. Transferencia de datos personales

Eventualmente la información personal de aspirantes, empleados, accionistas, contratistas, proveedores y clientes podrá ser compartida con empresas vinculadas a LA EMPRESA ubicadas en el territorio nacional y en el extranjero. En estos casos, LA EMPRESA verificará que la empresa vinculada ofrezca un nivel adecuado de protección a la información personal, y en aras de reforzar dicha protección, celebrará contratos de transmisión de datos personales definiendo las reglas y responsabilidades en cabeza de cada parte.

Así mismo, cuando la transferencia se realice a un país que no ofrezca un nivel adecuado de protección, esta solo se realizará previa emisión de declaración de conformidad por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio o de la Autoridad competente que la reemplace.

Finalmente, toda transferencia internacional de datos estará precedida por la autorización expresa emitida por su titular.

La transferencia o transmisión podrá realizarse para el almacenamiento en nube de la información. La Organización verificará que la empresa que preste el servicio de cloud computing, cuente con un manual de tratamiento que garantice la seguridad de la información personal, así mismo, podrá celebrar contratos de transmisión de datos para garantizar la reserva y confidencialidad de la información.

La Organización supervisará el cumplimiento de los deberes de confidencialidad y reserva de los encargados de la información.

 9. PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

La Empresa tomará las medidas técnicas, administrativas e informáticas apropiadas para proteger la información personal recolectada, con el debido cumplimiento de las obligaciones y excepciones correspondientes conforme a la legislación vigente. Solo podrán tener acceso a la información personal de los titulares, los empleados o directivos autorizados que necesiten acceder a dicha información para poder cumplir con sus tareas laborales.

Así mismo, para el cumplimiento y supervisión de la protección de la información personal, la empresa ha designado un oficial debidamente capacitado que se encargará de verificar permanentemente el cumplimiento de las normas y el respeto de los derechos de los titulares de la información. Además, adelantará jornadas de sensibilización y capacitaciones a sus funcionarios con el fin de fomentar una cultura de respeto a la protección de los datos personales.

10. INTERCAMBIO, TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE LA INFORMACIÓN

La información recolectada podrá será compartida y objeto de tratamiento con los establecimientos de crédito los cuales sólo podrán usar su información para efecto y finalidades descritas en esta política de tratamiento de datos. Adicionalmente, esta información podrá ser compartida con nuestra casa matriz y las compañías vinculadas y afiliadas a ésta, las empresas mencionadas pueden encontrase bien en Colombia o en el exterior.

La empresa podrá suministrar la información y datos personales recolectados a las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas de la empresa, o a sociedades o personas naturales en Colombia o el exterior en las que la empresa confíe para que realicen el procesamiento de la información para el mejoramiento de los servicios o los procesos involucrados en el aprovisionamiento de los mismos.

La Organización supervisará el cumplimiento de los deberes de confidencialidad y reserva de los encargados de la información.

11. MENORES DE EDAD

Nuestros servicios sólo están disponibles para personas que hayan cumplido la mayoría de edad de acuerdo a lo establecido en las normas del territorio Colombiano.

12. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Los datos recolectados son almacenados en servidores que se encuentran tanto en Colombia como en el exterior donde están siendo custodiados mediante el empleo de herramientas de seguridad de la información, razonablemente aceptadas en la industria, tales como firewalls, software de antivirus, procedimientos de control de acceso y mecanismos criptográficos, entre otros. Todo lo anterior con el objetivo de evitar el acceso no autorizado, por parte de terceros, a los datos personales almacenados.

Adicionalmente la manipulación de información recolectada se realiza mediante estrictos procesos y metodologías de administración y retención de información los cuales están descritos en Manuales de políticas internas sobre el manejo de la información.

Holding Empresarial de Colombia S.A.S. utiliza medidas técnicas, tecnológicas y administrativas para proteger su información personal. No obstante, la efectividad de ningún sistema tecnológico ni de transmisión de datos en Internet puede ser garantizada en un 100%. Por tanto cuando se considere que de alguna forma la interacción con nosotros presenta alguna irregularidad debe ser notificada inmediatamente el problema contactándonos de conformidad con el siguiente procedimiento de contacto:

Enviar un correo electrónico a la siguiente dirección: info@tuhipotek.com

donde se describa claramente el(los) dato(s) suministrado(s) por usted que se encuentra(n) errado(s) para nuestra revisión y posterior contacto telefónico con el usuario. El contacto telefónico es una medida de seguridad adicional antes de realizar los cambios solicitados por el usuario. Una vez verificados algunos datos del usuario y que se determinen correctos, se procederá a la corrección, adición o modificación más el envío de un correo de confirmación respectivo.

13. PROCEDIMIENTOS

13.1. Consultas: Los titulares del dato podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos de la compañía. Holding Empresarial de Colombia S.A.S. le suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

• La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
• Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Para realizar una Consulta escríbanos a info@tuhipotek.com

13.2. Reclamos: El Titular del dato que considere que la información contenida en nuestra base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, podrá presentar un reclamo ante Holding Empresarial de Colombia S.A.S. el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

• El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida Holding Empresarial de Colombia S.A.S., con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se
• entenderá que ha desistido del reclamo.
• En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
• Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Para realizar una Reclamo escríbanos a: info@tuhipotek.com

14. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

El Tratamiento de información por parte de la Empresa requiere el consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de la Información. La empresa, en su condición de Responsable del Tratamiento de datos personales, ha dispuesto los mecanismos necesarios para obtener la Autorización de los Titulares garantizando en todo caso que la Autorización sea susceptible de posterior consulta.

Los datos de Naturaleza Pública, de conformidad con lo señalado en el literal b) del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no requieren Autorización del Titular de la Información.

Cuando usted como Usuario accede a utilizar los servicios de este Sitio Web, autoriza de forma consiente expresamente a la empresa y/o cualquiera de sus aliados, bien en Colombia o en el exterior que registre en un archivo informático, mis datos personales dentro de los cuales pueden haber datos sensibles, con el fin de realizar el proceso de organización y presentación de datos a los establecimientos de crédito de acuerdo al proceso señalado en nuestros Términos y Condiciones de Uso y las finalidades descritas en nuestra política de Tratamiento de Datos entre las cuales están:

• Registro de Usuario en nuestro Sitio Web.
• Validación de datos y entrega de información a los establecimientos de crédito
• El contacto y uso de mis datos podrá efectuarse desde el mismo momento en que facilito mis datos. Por su parte, con mi aceptación Holding Empresarial de Colombia S.A.S. se comprometerá a cuidar la confidencialidad de los datos, ni permitir el acceso por parte de terceros no autorizados.

La anterior autorización estará vigente hasta la expresa oposición, informando a la empresa por manifestación expresa a el correo electrónico info@tuhipotek.com

15. CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DEL DATO

Cualquier cambio sustancial en las Políticas de Tratamiento, será comunicado oportunamente a los Usuarios mediante la publicación en el Sitio Web.

16. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN PARA NUEVOS USOS

La empresa podrá solicitar autorización expresa del Usuario para el uso o circulación de sus datos o información para propósitos diferentes a los expresados en la presente Política Tratamiento de Datos y en los Términos y Condiciones de Uso, para lo cual podrá enviar un correo electrónico al Usuario con dicha solicitud.

Haciendo click en la casilla “Acepto políticas de manejo de datos y confidencialidad” usted está aceptando los términos y las finalidades establecidos en esta Política.

17. MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTOS DE LA INFORMACIÓN

La Empresa podrá modificar o actualizar su Política de tratamiento de la información, los cambios sustanciales serán comunicados oportunamente a los titulares de los datos personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas.

Recomendamos la revisión periódica de este documento.

18. VIGENCIA

La política de tratamientos de la información aquí contenida, entra en vigencia a partir del 1 de enero de 2018, estará disponible en la sede principal de la Empresa y será publicada para su consulta en la página web de www.tuhipotek.com o la que posteriormente desarrolle.